CANAL ÉTICO

PROCEDIMIENTO DE USO DEL CANAL ÉTICO

ÍNDICE

  1. INTRODUCCIÓN
  2. OBJETO DEL PROCEDIMIENTO
  3. COMUNICACIÓN
  4. USUARIOS
  5. FUNCIONAMIENTO
  6. NATURALEZA DE LAS NOTIFICACIONES
  7. ÓRGANOS ENCARGADOS DE LA GESTIÓN
  8. TRAMITACIÓN DE LA COMUNICACIÓN
  9. CONFIDENCIALIDAD
  10. COMUNICACIONS INFUNDADAS
  11. PROTECCIÓN DE DATOS
  12. APROBACIÓN

1. INTRODUCCIÓN

Este procedimiento tiene como finalidad establecer la operativa para comunicar y gestionar de manera temprana cualquier cuestión relacionada con el alcance, cumplimiento y la interpretación de la normativa interna aplicable a FUNDACIÓN ADEY, con NIF G87810073.

2. OBJETO DEL PROCEDIMIENTO

El presente Procedimiento regula el funcionamiento del Canal Ético, así como las garantías, términos y condiciones de su uso por parte de los denunciantes. FUNDACIÓN ADEY se reserva el derecho a modificar, en cualquier momento y sin necesidad de previo aviso, el contenido del presente Procedimiento.

3. COMUNICACIÓN

La organización ha implantado un sistema de gestión para recopilar y procesar confidencialmente todas las denuncias relacionadas con el ámbito de la ética en las relaciones de la organización, a nivel institucional, laboral, etc….

Deberá contener la siguiente información:

  • Descripción de los hechos objeto de denuncia
  • Relación con la organización
  • Indicios sobre los que se basa la sospecha del denunciante
  • Identidad del denunciado (en el caso que fuera posible conocer dicha identidad)
  • Lugar y fecha de los hechos

4. USUARIOS

Las siguientes personas pueden utilizar el formulario del canal de denuncias:

  • Miembro del Patronato (Patrono)
  • Dirección y/o Gerencia
  • Colaboradores
  • Trabajadores externos (proveedores, etc)
  • Miembro de Entidad Beneficiaria
  • Donatarios
  • Otras partes interesadas

5. FUNCIONAMIENTO

Se puede utilizar uno de los métodos descritos en el apartado 3 de este Procedimiento.
El Compliance Officer enviará a la mayor brevedad posible un acuse de recibo de la primera comunicación recibida siempre que sea posible o dejando datos de contacto. En un plazo no superior a siete (7) días naturales de la recepción de la comunicación, se trasladará acuse de recibo al comunicante confirmando la recepción de la misma; informándole de sus derechos en materia de protección de datos, en caso que no se haya realizado previamente; e indicándole, siempre de forma justificada, si se continuará la tramitación mediante el Protocolo de funcionamiento del Canal Ético, si se remitirá a otro órgano, área o persona de FUNDACIÓN ADEY porque la comunicación no está relacionada con la finalidad por la cual se ha establecido el presente Canal o si, por el contrario, la comunicación es desestimada por no considerarse una infracción.

6. NATURALEZA DE LAS NOTIFICACIONES

Se deben notificar los hechos de los que tenga conocimiento en el ámbito personal y que, desde su punto de vista, constituyen una infracción dentro de las siguientes naturalezas:

  • Soborno y Corrupción
  • Competencia
  • Conflictos de intereses
  • Contables y financieros
  • Calidad
  • Fraude
  • Acoso laboral
  • Protección de Datos Personales
  • Salud y Seguridad
  • Derechos Humanos
  • Medio ambiente
  • Información sobre el código de conducta

7. ÓRGANOS ENCARGADOS DE LA GESTIÓN DEL CANAL

Para asegurar la objetividad, transparencia e imparcialidad del proceso, quienes ostenten poderes autónomos de iniciativa y control para supervisar el funcionamiento y observancia del sistema de gestión de Compliance penal, se encargará de la recepción de las denuncias, su análisis, investigación y, en su caso, la incoación de un expediente, la propuesta de las consecuentes medidas cautelares y la propuesta de resolución.
Las denuncias, así como los procedimientos a que las mismas puedan dar lugar, serán puestas en conocimiento del Compliance Officer de FUNDACIÓN ADEY, designadas por el Órgano de Gobierno con suficientes recursos y con competencias necesarias para desarrollar su función.

8. TRAMITACIÓN DE LA COMUNICACIÓN

Tras recibir la comunicación por las vías habilitadas serán tramitadas y gestionadas por el Compliance Officer, donde iniciará el análisis de los hechos y decidirá su admisión a tramite o en su caso su archivo informado siempre que sea posible al denunciante.

9. CONFIDENCIALIDAD

La identidad de los usuarios y el conjunto de datos recopilados por el Compliance Officer son confidenciales.

10. COMUNICACIONES INFUNDADAS

Los hechos de los que tenga conocimiento se deberán aportar de buena fe y de manera desinteresada. Si una vez examinada su comunicación se considera infundada, se finalizará el expediente y se le informará a través del sistema de gestión de mensajes del Canal Ético.

Posteriormente, se eliminarán todos los datos o se archivarán de forma anónima.
Lógicamente, todo usuario que emplee el formulario del Canal Ético para su propio interés y haga un uso abusivo y malicioso podrá recibir sanciones disciplinarias, e incluso se podrán emprender acciones legales contra el mismo.

11. PROTECCIÓN DE DATOS

Los datos de la persona que realice la comunicación y de las personas involucradas en los hechos trasladados serán tratados de acuerdo con la normativa vigente y aplicable en materia de protección de datos.

A continuación, encontrará la información relativa al tratamiento:

Finalidad de la recogida y tratamiento de los datos personales: Únicamente gestionar la denuncia formulada.

Legitimación: Consentimiento del interesado y cumplimiento de una obligación legal.

Plazos de conservación: Cuando finalice el motivo de la misma FUNDACIÓN ADEY mantendrá sus datos personales bloqueados durante los plazos de prescripción legal o reclamaciones. Transcurridos los plazos de prescripción legal destruiremos sus datos.

Destinatarios: No se cederán datos a terceros, salvo obligación legal.
Derechos: Podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación de tratamiento, supresión (“derecho al olvido”), portabilidad y oposición al tratamiento de sus datos de carácter personal, así como la revocación del consentimiento prestado para el tratamiento de los mismos dirigiendo su petición al correo electrónico denuncias@fundacionadey.org, así como el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control.

Información adicional: Puede consultar la información adicional y detallada sobre Protección de Datos contactando en nuestra página https://fundacionadey.org/politica-de-privacidad

También podrá dirigirse a la Autoridad de Control, en este caso la Agencia Española de Protección de Datos, para presentar la reclamación que considere oportuna.

El acceso a los datos contenidos en el sistema de gestión del Canal Ético quedará limitado exclusivamente a quienes desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento, o a los encargados de tratamiento que eventualmente se designen a tal efecto. No obstante, será lícito su acceso por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.

Los datos personales serán conservados en el sistema únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos trasladados.

En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, la organización procederá a su supresión del sistema, salvo que la finalidad de conservación sea dejar evidencia del funcionamiento eficaz del Canal Ético de la organización. Los datos de las comunicaciones que hayan sido archivadas solamente podrán constar de forma anonimizada.

Asimismo, FUNDACIÓN ADEY no recopilará datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una denuncia específica, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.

12. APROBACIÓN

Este documento ha sido aprobado por el Órgano de Gobierno de FUNDACIÓN ADEY en fecha 12 de Marzo de 2024.